Tablas
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TABLAS EN EXCEL
Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.
¿QUÉ ES UNA TABLA DE EXCEL?
Las tablas de Excel son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una fila de encabezados que describen el contenido de cada columna. La nueva funcionalidad de tablas fue introducida en Excel 2007.
Aunque siempre hemos podido crear tablas en Excel, la nueva implementación de las tablas nos permite realizar ciertas tareas comunes de una manera más fácil. Además, ayuda a eliminar algunos errores comunes que se cometían con anterioridad.
Las tablas de Excel son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una fila de encabezados que describen el contenido de cada columna. La nueva funcionalidad de tablas fue introducida en Excel 2007.
Aunque siempre hemos podido crear tablas en Excel, la nueva implementación de las tablas nos permite realizar ciertas tareas comunes de una manera más fácil. Además, ayuda a eliminar algunos errores comunes que se cometían con anterioridad.
ENTENDIENDO LAS TABLAS DE EXCEL
Las tablas de Excel son un rango de celdas que ha sido estructurado adecuadamente con nuestros datos. Cada fila de una tabla corresponde a una sola entidad, por ejemplo, una tabla puede contener información de los empleados de una empresa y por lo tanto cada fila hará referencia a un empleado diferente.
Las tablas tienen encabezados en la parte superior y cada uno de ellos describe la información contenida en cada columna. Así por ejemplo, nuestra tabla de empleados tiene los encabezados ID (de empleado), Nombre, Apellido, Salario, Departamento.
Esta misma tabla se puede crear con cualquier versión de Excel, sin embargo los beneficios los veremos cuando convertimos este rango de celdas en una tabla “oficial”. Para crear una tabla de Excel debemos elegir la ficha Insertar y posteriormente pulsar el botón Tabla. Esto convertirá el rango de celdas en una tabla de Excel.
Una vez que hemos convertido un rango de celdas en una tabla, Excel podrá responder de una manera más inteligente a las acciones que hagamos sobre la tabla. Por ejemplo, si creamos un gráfico de Excel basado en una tabla, al momento de agregar nueva información el gráfico será actualizado automáticamente con las nuevas filas de la tabla.
Las tablas de Excel son un rango de celdas que ha sido estructurado adecuadamente con nuestros datos. Cada fila de una tabla corresponde a una sola entidad, por ejemplo, una tabla puede contener información de los empleados de una empresa y por lo tanto cada fila hará referencia a un empleado diferente.
Las tablas tienen encabezados en la parte superior y cada uno de ellos describe la información contenida en cada columna. Así por ejemplo, nuestra tabla de empleados tiene los encabezados ID (de empleado), Nombre, Apellido, Salario, Departamento.
Esta misma tabla se puede crear con cualquier versión de Excel, sin embargo los beneficios los veremos cuando convertimos este rango de celdas en una tabla “oficial”. Para crear una tabla de Excel debemos elegir la ficha Insertar y posteriormente pulsar el botón Tabla. Esto convertirá el rango de celdas en una tabla de Excel.
Una vez que hemos convertido un rango de celdas en una tabla, Excel podrá responder de una manera más inteligente a las acciones que hagamos sobre la tabla. Por ejemplo, si creamos un gráfico de Excel basado en una tabla, al momento de agregar nueva información el gráfico será actualizado automáticamente con las nuevas filas de la tabla.
DIFERENCIAS ENTRE RANGOS Y TABLAS DE EXCEL
A continuación enlistaré algunas características de las tablas de Excel que las hacen diferentes a los rangos de celdas:
- Al activar cualquier celda de la tabla se habilitará la ficha contextual llamada Herramientas de tabla la cual contendrá comandos adicionales para trabajar con la tabla.
- Se puede aplicar un estilo a la tabla con tan solo elegirlo de la galería de estilos.
- Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos utilizar para ordenar o filtrar los datos de la tabla.
- Si tenemos una tabla que contiene muchas filas y movemos la barra lateral derecha de hacia abajo, en lugar de que los encabezados de la tabla desaparezcan, Excel remplaza automáticamente las letras de las columnas por los encabezados de la tabla.
- Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de utilizar referencias de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los encabezados.
- La esquina inferior derecha de una tabla tiene una pequeña flecha que nos permite agregar fácilmente una nueva fila o una nueva columna. Solamente debemos arrastrar dicha esquina hacia abajo o hacia la derecha.
Las tablas de Excel nos ofrecen diversos beneficios al momento de trabajar con nuestros datos así que puedes comenzar a hacer uso de ellos y tener una mejor experiencia de uso en Excel.
A continuación enlistaré algunas características de las tablas de Excel que las hacen diferentes a los rangos de celdas:
- Al activar cualquier celda de la tabla se habilitará la ficha contextual llamada Herramientas de tabla la cual contendrá comandos adicionales para trabajar con la tabla.
- Se puede aplicar un estilo a la tabla con tan solo elegirlo de la galería de estilos.
- Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos utilizar para ordenar o filtrar los datos de la tabla.
- Si tenemos una tabla que contiene muchas filas y movemos la barra lateral derecha de hacia abajo, en lugar de que los encabezados de la tabla desaparezcan, Excel remplaza automáticamente las letras de las columnas por los encabezados de la tabla.
- Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de utilizar referencias de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los encabezados.
- La esquina inferior derecha de una tabla tiene una pequeña flecha que nos permite agregar fácilmente una nueva fila o una nueva columna. Solamente debemos arrastrar dicha esquina hacia abajo o hacia la derecha.
Las tablas de Excel nos ofrecen diversos beneficios al momento de trabajar con nuestros datos así que puedes comenzar a hacer uso de ellos y tener una mejor experiencia de uso en Excel.
¿QUÉ ES UNA TABLA EN EXCEL?
Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La primera fila de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las filas contendrán los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.
CÓMO CREAR UNA TABLA
Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro de la ficha Insertar.
El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable así que a continuación mencionaré 7 beneficios de utilizar las tablas de Excel.
1. CAMBIAR FÁCILMENTE EL ESTILO DE UNA TABLA
Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opción adecuada dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseño de las Herramientas de tabla.
Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opción Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo.
2. RESALTAR FILAS ALTERNAS DE UNA TABLA
Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicará un fondo especial a las filas impares. Si por alguna razón no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo con la opción Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.
3. FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE LA TABLA
Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así como opciones de ordenamiento para cada columna.
4. REFERENCIAS ESTRUCTURADAS DE UNA TABLA
Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla así como de los nombres de las columnas para hacer referencia a los datos.
Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualizan automáticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos.
5. CREAR COLUMNAS CALCULADAS FÁCILMENTE
Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras será muy sencillo crear columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:
6. FILA DE TOTALES DE UNA TABLA
Se pueden agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de selección Fila de totales:
Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operación que deseamos aplicar.
7. IMPRIMIR UNA TABLA
Para imprimir una tabla debes seleccionar cualquiera de sus celdas y oprimir la combinación de teclas CTRL + P y posteriormente, en la sección de Configuración, seleccionar la opción Imprimir la tabla seleccionada.
Estas son solo algunas de las características y beneficios de las tablas en Excel que demuestran que son intuitivas, fáciles de usar y que además nos proveen de mucha funcionalidad sin tanta complejidad. La próxima vez que organices tus datos en Excel considera utilizar una tabla.
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